Organizacija večjega dogodka ali prireditve je že sama po sebi velik izziv. Če pa ga nameravate izpeljati pod šotorom, potem se je celotnega projekta potrebno lotiti še toliko bolj premišljeno. Preverite, kako organizirati takšen dogodek in na kaj vse morate biti pozorni.
Ne glede na to, ali gre za poroko, sejemsko dejavnost, koncert ali kakšen drug slavnostni dogodek, je potrebno pri organizaciji pomisliti na ogromno stvari. Če ste se odločili, da ga boste organizirali na prostem, potem se tega lotite predvsem pravočasno, saj se boste le tako nanj najbolje pripravili.
Da vam nekoliko olajšamo delo, smo zbrali nekaj nasvetov, kako organizirati prireditev na prostem, da bo potekala čim bolj brezhibno in brezskrbno.
Določite koncept prireditve in proračun
Prvi korak je seveda opredelitev same prireditve. V tej fazi zagotovo že veste, ali gre za koncert, poroko, praznovanje rojstnega dne ali kakšen drug dogodek, poleg tega pa je potrebno določiti tudi jasne cilje, kdo bodo vaši gostje in na kakšen način želite, da bo prireditev potekala.
V tej fazi nikakor ne smete pozabiti na višino proračuna, saj je od tega odvisen celoten potek dogodka, število povabljenih gostov in tudi izbira vrste in velikosti prireditvenega šotora.
Izbira ustrezne lokacije
Naslednja pomembna faza organizacije je iskanje ustrezne lokacije za izbrano prireditev. Na tem mestu je potrebno pomisliti na ambient, ki ste si ga zamislili, nikakor pa ne pozabite tudi na dostopnost, možnost parkiranja, morebitno dodatno infrastrukturo in velikost lokacije.
Glede na to, da boste za dogodek morali najeti dovolj velik prireditveni šotor, vedno preverite, ali ga je mogoče sploh postaviti na izbrani lokaciji. Poleg velikosti, lahko naletite tudi na druge omejitve, kot na primer neraven teren, prevelik hrup in še mnogo drugega.
Pridobite vsa potrebna dovoljenja
Če organizirate na primer poroko ali rojstnodnevno zabavo, torej prireditev, na katero so vnaprej vabljeni gostje, potem ne potrebujete nobenih posebnih dovoljenj.
Kadar pa gre za javno prireditev, potem morate takšno prireditev prijaviti tudi na upravno enoto.
V primeru, da boste na takšni prireditvi predvajali glasbo pa morate prireditev predhodno prijaviti tudi predvajano glasbo avtorski agenciji IPF. Za tovrstno prireditev morate poleg dovoljenj poskrbeti tudi za ustrezno varnost.
Najem prireditvenega šotora in dodatne opreme
Ko imate izbrano lokacijo in urejene vse papirje, je čas za najem šotora. Na izbiro vpliva predvsem število povabljenih gostov in koncept prireditve, torej ali gre za veselico, poroko, koncert ali kaj drugega.
S tega vidika so vam na voljo različni tipi šotorov:
- VIP šotor, ki je namenjen najbolj zahtevnim strankam,
- poročni šotor, ki je namenjen manjšim ali večjim porokam,
- pagoda, ki navdušuje z eleganco in je namenjen zasebnim zabavam kot tudi javnim prireditvam,
- stretch šotor, ki je namenjen različnim priložnostim in terenom.
Za najem šotora boste seveda morali poiskati ustreznega ponudnika, poleg najema pa se boste morali z njim dogovoriti tudi za najem dodatne opreme.
Če želite, da bo prireditev potekala nemoteno, potem preverite, kako je z najemom pohištva, kot so stoli, mize, preproge in podobno, in se dogovorite za osvetlitev, dekoracijo, možnost hlajenja ali ogrevanja ter druge podrobnosti.
Zadnji korak pri najemu šotora je seveda določanje termina, kdaj prireditveni šotor sploh potrebujete. Če ste se lotili organizacije prireditve dovolj zgodaj, potem je velika verjetnost, da vam bo na izbrani termin na voljo več vrst šotorov.
V nasprotnem primeru pa se lahko zgodi, da je želeni tip šotora že oddan. To je torej še en pomemben dejavnik, zaradi katerega se morate takšne organizacije dogodka lotiti dovolj zgodaj.
Urejanje pogostitve
Ključen del vsake prireditve je tudi okusna hrana. Takoj, ko imate določen termin prireditve in ste se dogovorili za vse podrobnosti glede najema šotora, je čas za iskanje ustreznega cateringa.
Pri tem je ključnega pomena, da zadovoljite okusom in prehranskim zahtevam vaših gostov, zato se je med povabljenimi gosti že vnaprej priporočljivo pozanimati o morebitnih alergijah in posebnih dietah. Na podlagi tega boste skupaj s ponudnikom cateringa določili meni.
Potek prireditve
Ko ste določili nujne stvari, je čas za organizacijo zabavnih vsebin. Razmislite o glasbeni podlagi in animaciji, da boste na ta način čim bolj navdušili obiskovalce. Tudi za tovrstne dejavnosti lahko najamete strokovnjake, ki vam bodo pri tem najbolje pomagali.
Kljub temu, da se boste lotili organizacije dogodka premišljeno in pravočasno, pa nikoli ni odveč imeti v rokavu tudi rezervni načrt, ki bo preprečil morebitna neprijetna presenečenja.
Tako, sedaj ste popolnoma opremljeni z informacijami, kako organizirati nepozaben dogodek. Sledite zgornjim korakom, nato pa le še razpošljite vabila ter poskrbite za promocijo in prepričani smo, da boste navdušili svoje obiskovalce.